Siamo tutti potenziali gestori    

Gestire delle e-mail in maniera del tutto manuale (inviando ciascun messaggio uno dopo l'altro a ciascuna persona...) è un'operazione un po' rudimentale: perfino un programma di posta può fare di meglio. Prendiamo ad esempio Eudora. Apritelo, e cliccate su quel libriccino azzurro presente sulla barra in alto. Appare la "rubrica degli indirizzi". In mezzo a questi indirizzi potete avere memorizzato man mano gli indirizzi e-mail che vi possono essere utili. Tra questi indirizzi vi saranno quelli delle persone a cui volete inviare i vostri messaggi, o a cui volete far rimbalzare i messaggi degli altri. E' del tutto immaginabile che non tutte le persone che avete nell'agenda facciano parte di questo gruppo. Dovete quindi formare un gruppo interessato all'argomento che avete scelto. Ad esempio, la discussione su Windows '95.  
Come fare? Si selezionano innanzitutto i nomi delle persone interessate con il solito metodo, ovvero tenendo schiacciato il tasto control e intanto selezionando col mouse un nome dopo l'altro. Quando la vostra selezione è fatta, premete il tasto control e il tasto K insieme. Appare una piccola finestra, in cui potete mettere il nome del gruppo : ad esempio, "gruppo-win95". Si preme OK ed ecco il risultato : in mezzo agli altri indirizzi vi è anche il nuovo gruppo "win95". Provate a selezionare un nome qualunque e premere il tasto "new" in fondo all'agenda di cui sopra : appare un messaggio con l'indirizzo pre-impostato per quel nome. Se -al posto di un nome- selezionate il gruppo (nel nostro caso, gruppo-win95) ecco che il messaggio appare impostato per essere inviato a quel gruppo. Se scriviamo il messaggio e premiamo "send", ecco che (meraviglia !) voi avete scritto una sola e-mail, ma in realtà partono automaticamente tante e-mail quanti erano i componenti del gruppo, una per ciascun nome contenuto nel gruppo stesso. I nomi contenuti nel gruppo possono essere controllati sempre nella finestra che rappresenta "l'agenda elettronica" a destra del nome del gruppo: se vi guardate quando avete selezionato il nome del gruppo, potete controllare chi c'è e chi non c'è.  

E' chiaro che a questo punto potete fare due cose:  
1-Per prima cosa potete aggiungere o togliere componenti alla vostra lista, lavorando sui comandi dell'agenda elettronica.  
2-In secondo luogo, potete:  
a-spedire periodicamente messaggi che provengono da voi o dalla vostra organizzazione oppure  
b-leggere le e-mail che arrivano dagli altri componenti del gruppo e "mandarle per conoscenza" a tutti gli altri iscritti . Cosa che può essere fatta in un colpo solo destinando il "forward" al nome del gruppo (che è stato creato sopra) anziché ad un singolo indirizzo. A seconda di ciascuno dei due casi descritti, avete istituito una mailing list unidirezionale (se mandate messaggi solo da voi agli altri) oppure bidirezionale (se prendete i messaggi di ciascuno e li riinviate a tutti gli altri). Spero la differenza sia chiara : nel primo caso l'utente riceve solo dei messaggi da voi, nel secondo caso può leggere e risponde a voi o a chiunque altro. Nella sua casella della posta arriveranno infatti tutti i messaggi scritti da qualunque partecipante (perché voi li rispedite) e la replica di ciascuno arriverà a tutti, sempre perché voi rispedite a tutti qualunque messaggio singolo. Quindi, dalla parte dei vostri "iscritti" viene ricevuto un certo numero di e-mail, ad alcune essi possono rispondere ad altre no, quando inviano la posta a voi (come replica) voi provvedete a ridistribuire le risposte, e così via all'infinito. Se la lista è unidirezionale, basterà che voi cestiniate le (eventuali) risposte.  

Le mailing list vere e proprie    

Potremmo definire questo sistema come "semiautomatico", in quanto non si tratta più di una gestione manuale (come quella che richiederebbe la spedizione personalizzata di ciascuna lettera) ma in parte la gestione è automatizzata dal programma, che provvede a inviare le e-mail a ciascun indirizzo contenuto nel gruppo. Voi dovete operare manualmente due operazioni :  
a- fare un forward di tutti i messaggi che arrivano. Ma dovreste anche  
b-gestire la lista, aggiungendo o togliendo gli indirizzi degli amici che si aggiungono o di quelli che se ne vanno. Non è detto che dobbiate fare anche queste due operazioni a mano. Da tempo su Internet sono infatti disponibili dei programmi che compiono queste due azioni in modo automatico. Il più noto si chiama "majordomo", ma vi sono molte liste servite dal programma "listserver" e "listproc". Questi programmi sono offerti gratuitamente e provvedono alla gestione automatica di una lista. Ve ne sono anche altri, e per non doverli citare tutti ogni volta chiameremo il programma che gestisce gli indirizzi "programma di gestione della lista". Questo tipo di programma non si limita a riinviare le lettere ad un gruppo. Se questo programma distribuisse solo le lettere che arrivano a tutti, cosa succederebbe se io volessi iscrivermi alla lista ? Dovrei mandare una e-mail in cui dico che voglio iscrivermi. Il programma prenderebbe la mia e-mail e la distribuirebbe ai vostri amici. E' una cosa che non ha senso : ciascuno si troverebbe in casella postale la mia domanda, ma nella lista del gruppo a cui inviare le e-mail (tipo quella che abbiamo preparato in Eudora) non apparirebbe il mio nome, e tutto tornerebbe come prima. Per gestire una mailing-list, si ha dunque bisogno di due indirizzi.  

A-Uno a cui inviare messaggi di iscrizione o di cancellazione (per la gestione degli indirizzi del gruppo, ad esempio per aggiungere o togliere gli indirizzi che fanno parte del nostro "gruppo-win95") e  
B-uno a cui inviare i messaggi con il contenuto da mandare agli altri componenti del gruppo, messaggio che sarà redistribuito. In altre parole, vi sarà un indirizzo che corrisponde al programma di gestione della lista (es majordomo), e un altro indirizzo che sarà quello cui inviare le lettere da redistribuire (è l'indirizzo della lista). Comprendere come avvenga la redistribuzione è cosa facile : man mano arriva una e-mail, il programma verifica che si tratti di un iscritto e la rispedisce a tutti gli altri. Un po' più complicato (perché fuori dall'esperienza comune) comprendere come vengono gestiti gli indirizzi. In poche parole, se si invia al programma di gestione (es a majordomo) un messaggio con un certo indirizzo e una certa formula dentro (es. la parola "subscribe"), l'indirizzo viene aggiunto automaticamente alla lista. Se si invia un altro messaggio con una diversa formula (es. "unsuscribe") l'indirizzo viene tolto. Questo meccanismo consente dunque di inserire o togliere un nome dal gruppo di destinatari delle e-mail. Nel periodo in cui un indirizzo è nella lista, una e-mail inviata al secondo indirizzo (es. gruppo-win95@cosanet.net) viene redistribuita a tutti gli iscritti. Questa diversità tra l'indirizzo che gestisce gli iscritti e l'indirizzo che gestisce il contenuto della discussione è fondamentale, va compresa molto bene e soprattutto non va mai dimenticata. E' infatti abbastanza comune trovare in ogni mailing list il messaggio di qualcuno che se ne vuole andare. Sbagliato: se qualcuno vuole uscire da una mailing list, non deve mandare una lettera alla lista, ma al programma (potrebbe essere "majordomo") collegato alla lista ! Per andarsene non bisogna insomma mandare una lettera da redistribuire a tutti, occorre scrivere a majordomo perché aggiorni la lista di indirizzi a cui redistribuire le e-mail.  
Accanto a questi due indirizzi tipici della lista, viene sempre riportato anche un terzo indirizzo : l' e-mail di un essere umano che si prende cura della lista. E a cui si può ricorrere per chiedere informazioni, inoltrare lamenti vari, eccetera. Non sempre avrete l'impressione che si tratti proprio di un essere umano, perché conosco diversi responsabili che pare abbiano tutt'altro da fare che seguire la lista, altri che tormentano i partecipanti con pretese assurde, qualcuno che pare abbia la funzione di scoraggiare la partecipazione attiva alla lista, e così via. Ma -a pensarci bene- questo comportamento conferma che si tratta proprio di un essere umano...  

Per fortuna sono sempre più numerosi i server che non vi obbligano a inviare questi messaggi di aggancio e sgancio, ma che vi permettono di fare tutto col browser. Se vi collegate a www.citinv.it o www.aspide.it, vedrete che potete collegarvi alle liste semplicemente usando le finestrelle su Netscape o Microsoft Internet Explorer.  
Ma è bene conoscere il meccanismo di iscrizione via e-mail, perché rimane quello più diffuso. In fondo mandare un messaggio per iscriversi al programma di gestione, poi mandare le lettere alla lista e (se e quando si decide di uscire) inviare un messaggio di sgancio al programma (e non più alla lista) non è una cosa complicata.  
Ma quello che complica un po' le cose è che la procedura è diversa da lista a lista. Infatti in certi casi dovete inviare il messaggio di iscrizione con una formula tipo : majordomo@inrete.it nell'indirizzo e uan cosa tipo subscribe lista medica nel corpo del testo. In altri casi si invia un messaggio tipo med-request@lists-utah.edu con nel body subscribe aziz@miarel.it, eccetera, eccetera, a seconda del tipo di programma usato o del settaggio del server.  

Occorre dunque conoscere come si fa, e seguire le relative istruzioni. Un consiglio importante è quello di conservare da qualche parte (magari salvandolo a parte) il messaggio originale di aggancio o le istruzioni che arrivano col messagio di benvenuto, in modo che quando volete uscire lo potete fare senza andare a cercare la procedura. Personalmente (avendo a che fare con uan dozzina di liste) mi sono fatto un file di testo (liste.txt) dove con il "copia e incolla", ovvero contro+c e control+v, ho messo i vari indirizzi e lae varie procedure.  
Qualche owner intelligente (ve ne sono anche qui, cosa credete ?) ha avuto la buona idea di mettere da qualche parte in ogni messaggio che vi arriva una riga o due con la procedura di uscita. Scorrendo bene il messaggio potreste trovare una riga come : X-Subscription: To unsubscribe send the Subject: unsubscribe to lisa-request@lists.utah.edu... oppure come : (*) Per lasciare la lista in qualsiasi momento, inviare un messaggio a: list@torres-c.com nel corpo del messaggio scrivere: LEAVE windows95. Questa buona idea naturalmente facilita la vita agli utenti che vogliono andarsene o che (mancando da casa per vacanze od altro) non vogliono alla fine trovarsi al casella postale piena di centinaia e centinaia di messaggi da scaricare !  

Regole e non   

Le regole per comporre i messaggi sono quelle delle e-mail :  
1-non uscite dall'argomento  
2-non scaldatevi troppo (se l'argomento vi prende troppo aspettate a rispondere un giorno o due)  
3-se dovete rispondere a qualcuno prima delle vostre considerazioni quotate qualche riga del messaggio a cui rispondete (è un atto di cortesia per chi non può ricordarsi il messaggio precedente, ma che non va riportato per intero!).  
Da qui in poi le regole si fanno più vaghe e sfumate, e variano da lista a lista, e perfino da gusto a gusto. C'è chi concepisce una lista come una bacheca in cui porre le proprie tesi in modo articolato, come se ogni e-mail fosse un intervento compiuto, fosse una specie di manifesto su qualcosa. Quindi, pochi argomenti ma buoni, e poche repliche. Altri concepiscono le liste come una specie di chat in differita, tutto un solo botta e risposta di poche righe e messaggi frequenti. E' già stato detto che le mailing list possono essere di due tipi : quelle unidirezionali (dal gestore al gruppo di destinatari) oppure bidirezionali (ciascun utente può ricevere messaggi e può scriverne di propri). Quest'ultimo tipo si divide in due sottotipi : quello in cui il moderatore sceglie i messaggi e quelle (sono la maggior parte) in cui la replica viene sempre distribuita, salvo il diritto-dovere del moderatore di intervenire se non si osservano le regole. Detto in modo un po' più brutale, le mailing list possono essere più o meno censurate, e il moderatore in certi casi sceglie quel che va messo in rete e quello che no. A dire la verità l'azione del moderatore è quasi sempre una lagnanza a posteriori, ovvero aggiunge una e-mail in cui dice : "non si doveva parlare di questo argomento", oppure :"ho detto che è vietato mandare immagini in attach", e così via. Ma se capitate con un moderatore che censura i vostri illuminanti messaggi (nelle rare liste in cui il suo compito lo prevede) o che vi pare particolarmente indisponente, cosa dovete fare ? Potete sempre tentare di fargli capire la ragione con una e-mail seria e gentile. Se avete la sensazione che sia un caso disperato, non impuntatevi lanciandovi in polemiche pubbliche affermando che la lista è di tutti gli utenti e che lui è un tiranno eccetera eccetera. Una mailing list non è una democrazia né il moderatore è di solito scelto per elezione. Se credete che gli utenti siano contenti ad avere un altro moderatore ma quello non molla, potete pensare di istituire una mailing list tutta vostra : chiedete agli altri partecipanti se sono disposti a seguirvi o a trovare un server dove piazzare il programma che gestisce la mailing list in modo automatizzato. E' sempre bene tener presente che se un newsgroup o (peggio ancora !) una mailing list non vi vanno bene, non dovete pensare che essi siano da riformare per forza. Costruite un gruppo nuovo, più adatto o che funziona meglio.  

Quali e quante sono ?   

Arrivati a questo punto del percorso spero si sia compreso come si fonda una mailing list e come la si gestisce. Basta avere un argomento che si ritiene interessante e un gruppo di amici che sono disposti a partecipare. Se non si conoscono questi amici, si può tentare di formare una lista pescando in qualunque ambito : in un newsgroup, in un'associazione o all'università. Si può anche segnalare la nascita della mailing list a uno dei siti che tengono delle liste, e di questo ne parleremo tra poco. Ma se uno non è tanto intraprendente da formarne una, cosa può fare per trovare quella che fa al caso proprio ? Sapere quante e quali mailing list vi sono al mondo non è facile. Anche solo perché vi sono diverse mailing list riservate a certe persone, e non aperte a chiunque. Mi spiego meglio : se voi avete la vostra propria mailing list, che avete aperto solo per i vostri amici, non siete tenuti ad aprirla al mondo, potreste anzi farne una riservata ai vostri concittadini o agli iscritti ad una vostra associazione, destinata solamente a coloro che sono medici, maestri gay o segretari comunali. E' un diritto che hanno anche coloro che a suo tempo hanno fondato una qualunque lista. Quindi, non è detto che la scoperta della mailing list della vostra vita vi dia automaticamente il diritto di iscrivervi: ciascuna persona che le forma può gestirle le iscrizioni come vuole, lasciarle aperte a chiunque, riservarle a chi ha una certa qualifica o decidere semplicemente a capocchia. Per il resto, io stesso ho scoperto alcune mailing list che trasmettono informazioni molto preziose (sia nell'ambito della tecnologia che in settori come quello medico o scientifico in generale) per puro caso. Se avete una preferenza per le mailing list italiane, potete rivolgervi a dei siti che cercano di tenere una lista di quelle disponibili nella nostra lingua. Uno di questi siti è tenuto da cesare Feroldi de Rosa, all'indirizzo http://www.cilea.it/maillist/. Purtroppo l'elenco è incmpleto (riguarda soprattutto le liste listproc e listerver, ma uan volta che avete fatto passare tutte quelle elencate, sarete divenuti degli esperti in materia... Qui troverete un elenco suddiviso per ordine alfabetico, e per ciascuna mailing list vi sono degli indirizzi di riferimento a cui chiedere ulteriori informazioni. Inutile aggiungere che in Italia le mailing list sono molte centinaia, ma che è difficile avere un'idea di quante siano le liste al mondo. E' probabile che vi siano liste molto utili e interessanti su quasi ogni argomento, dal volo aereo simulato alla sociologia, dall'aiuto agli ammalati di cancro fino alla letteratura orientale. Per scoprirle occorre avere un po' di pazienza e perfino un pizzico di fortuna. Oltre naturalmente a conoscere la lingua nella quale sono distribuite : non è detto che le più interessanti per voi siano in Inglese, potrebbero essere in rumeno o in giapponese... 
 
 

 
 
 PUNTO 1 - Per entrare a far parte di una lista o per uscire, occorre scrivere una e-mail al programma (es. majordomo), con una formula precisa indicata nelle istruzioni di ciascuna lista.. Ad esempio, per la lista "win '95" si scrive a (to : ) majordomo@uniserv.it (e come testo del messaggio : ) unsubscribe gruppo-win95. Per uscire dalla lista, occorre fare la stessa cosa ma con una formula diversa : ad esempio, inviare un messaggio sempre a : majordomo@uniserv.it ma con nel testo : unsuscribe gruppo-win95. Mettete nel testo solo e unicamente la riga necessaria ("subscribe" e il nome della lista o "unsuscribe" e il nome della lista). E aspetatte fiduciosi qualche ora o qualche giorno. Se l'operazione non funziona o non conoscete le istruzioni, scrivete all'owner (vedi punto 3) 

cosa non fare?    
Non si devono scrivere messaggi dentro la lista in cui si chiedono informazioni o lo scollegamento dalla lista stessa. E' cosa sgradita e maleducata, indica che non ci si è presi la briga di capire come funziona la ML prima di importunare tutti i partecipanti.  

 
 PUNTO 2 - Per inviare il vostro contributo alla lista si manda una e-mail all'indirizzo della lista. Ad esempio, se volete replicare o scrivere un messaggio nuovo, indirizzate l'e-mail all'indirizzo della lista (notate : non più a majordomo, ma all'indirizzo della lista, ad esempio, gruppo-win95@cosanet.it). Questa è di solito l'operazione piu' semplice, che non va spiegata.  

cosa non fare?   
1-no flames Tenete i nervi saldi (lasciate sbollire l'indignazione, per via telematica sorgono dei flames per poco, e quasi sempre poi ci si pente, rispondete il giorno dopo!)   
2- no off topics Non andate fuori tema, anche se vi sono delle cose che vi paiono urgenti ed importanti. Internet sta in piedi perchè ciascun appello (contro i preti che vi uccidono lentamente con le radiazioni o a favore di qualche bambino che muore dissanguato nell'Ospedale di Cagliari perchè non hanno il filo da sutura) ha il suo luogo dove venir postato, e non vi è un blob generico dove tutti parlano di tutto!  

 
 PUNTO 3 -Per tutto il resto, come ad esempio per avere informazioni, fare osservazioni sul funzionamento della lista, per fare presente problemi, proporre miglioramenti o lamentele sul comportamento di altri partecipanti alla lista eccetera eccetera, non scrivete ne' alla lista né a majordomo. Scrivete una e-mail provata al cosiddetto "owner" della lista, ovvero all'incaricato del suo buon funzionamento. Ad esempio, luciano@tin.i, owner ipotetico della ipotetica lista "gruppo-win95". 

conclusione:  
Ricordate ancora : 1-le lettere a majordomo servono solo ad agganciare e sganciare una persona dalla lista ( o in certi casi a compiere e poche altre operazioni indicate in un messaggio di benvenuto). 2-Le lettera alla lista devono contenere solo messaggi relativi all'argomento a cui è dedicata la lista. Infine, c'è sempre una persona di riferimento (con un comune indirizzo e-mail) a cui ricorrere per suggerire, lamentarsi o chiedere qualcosa. 

fig.1 L'agenda degli indirizzi di Eudora permette di scrivere   
un nome a sinistra a cui corrisponde un indirizzo e-mail a destra.  

fig.2 

Fig.2   
Provate a selezionare alcune voci presenti nella vostra agenda degli indirizzi di Eudora.   
 
 

fig.3 

Fig.3   
Una volta selezionati i nomi, premete i tasti control+K. Appare una finestra.  
 
 

fig.4 

 
Fig.4   
Scrivete nella finestra il nome del gruppo che volete formare.  
Quando vi cliccherete sopra, a destra appariranno i nomi  
dei partecipanti a quel gruppo.  
Mandare un messaggio a quel nome  
corrisponde a mandare una e-mail a ciascuna delle persone incluse.  
 
 

fig.5 

Fig.5   
Se ora cliccate su New, ecco che appare una e-mail con al posto del destinatario il nome del gruppo. Alla sua spedizione partirà una e-mail per ciascun componente del gruppo stesso. Potete partire con il primo messaggio della vostra nuova mailing-list..