Inutile elencare le possibili applicazioni dell'e-mail: dai contatti con i fornitori alla ricerca di nuovi spazi di mercato, dalla gestione dei contatti quotidiani con i clienti alla gestione del materiale d'ufficio tra i collaboratori (spedire una e-mail è enormemente più veloce e produttivo che passarsi folgi di carta).  
Via e-mail si possono trasmettere documenti e dati al proprio commercialista, si possono inviare preventivi, raccogliere ordini, e mille e mille alte cose che non si possono di certo elencare tutte. 

Quando un novizio si collega la prima volta ad Internet chiede quasi sempre di “navigare”, di partire per l’esplorazione di mondi nuovi;  e solo in un secondo tempo chiede di poter scambiare messaggi con chi è già in Internet. Ma il secondo servizio di cui si sente subito il bisogno è senza dubbio quello della posta elettronica, il mondo dell'e-mail, abbreviazione di "electronic mail", o (appunto) di "posta elettronica". 
Cosa serve per inviare o ricevere una e-mail? 
Per ricevere o mandare un messaggio di posta sono necessarie due cose :  
1- un accesso ad Internet,   
2- il computer.  

La posta può essere gestita sostanzialmente in tre modi:  
1-con un apposito programma,   
2-con la funzione “posta” fornita con i browser più comuni   
(mi riferisco evidentemente a Netscape e Microsot Explorer) e   
3- solo tramite il web.   

-Per utilizzare questo terzo metodo, si può andare con il WEB presso un fornitore di servizio (es. http ://www.hotmail.com) seguire le istruzioni, ed ottenere seduta stante un account. Ora si possono leggere le lettere ( e rispondere) dentro la comune finestra di Netscape o Explorer, senza alcun programma speciale e in maniera del tutto gratuita.  

-Per ricevere o mandare la posta con i primi due sistemi si deve chiedere al provider una casella postale. In alternativa, potete cercare sulla rete qualcuno che ve la offra gratis. In genere queste caselle gratis sono usate quasi sempre come caselle supplementari, perché quasi tutti i provider ne offrono almeno una nel pacchetto “accesso ad Internet”, e anche se non la offrono, di solito il costo di una casella postale non è molto elevato.  

Qui rispondo alla prima domanda : è necessario acquistare una o più caselle postali dal proprio provider ? La risposta è “no”.  
La casella principale e (eventualmente) quelle secondarie possono essere acquistate ovunque sulla rete. Se il vostro provider ve la fa pagare 200.000 lire all’anno e un altro fornitore (ovunque si trovi sulla rete!) ve la offre a 50.000 lire  all’anno, potete benissimo pigliare quella da 50 .000, e (se capitate bene) potrebbe funzionare anche meglio di quella che viene installata nella vostra stessa città.  

Chi vi fornisce il servizio vi dà anche i settaggi che dovete mettere nel programma (sono di solito da inserire nel menu “preferences”) e la password.  Per lo più si tratta di un username, e di un POP account, di una password. Non mi dilungo perchè le istruzioni dovrebbero essere date dal provider caso per ccaso, programma per programma.  

 - Vediamo in dettagli come si opera con un programma particolarmente facile ed efficiente, offerto tra l'altro in modo gratuito: Eudora Lite. 
Per prima cosa si installa il programma come si fa con qualunque altro programma e poi lo si apre.  
 
 

 - In pratica gli unici settaggi indispensabili sono quelli indicati in figura: in praticolare, si clicca su TOOLS  (in alto sullo schermo) e poi (nella lista che appare) su OPTIONS. Cliccando su HOST (a sinistra) appare la finestra in figura, dove si deve scrivere l'account (che serve per ricevere la posta) e l'SMTP, che serve per la posta in uscita. Entrambi i dati sono forniti dal provider, ma il primo è in pratica lo stesso indirizzo di posta (es. franz@system.it). 

Fatto questo, si può chiudere la finestra cliccando su OK e passare a a scrivere il vostro primo messaggio :  
1-si va sulla voce “new message” e si clicca.  
Appare un modulo come questo: 

 
  
2-si scrive l’indirizzo del destinatario (es. "giulia@uny.it"), poi  
3- il titolo della vostra lettera (es. “ciao”) e infine 
4-il testo del vostro messaggio.   
5-Infine è usanza firmarsi e mettere una firma estesa, con il proprio indirizzo e magari la pagina web, complesso di cose chiamata “signature”.  - 
6-Ora si preme il tasto "send" a destra in alto, ed ecco che la lettera è partita, e in pochi istanti può considerarsi anche arrivata! 
 

come trovo un indirizzo ?  Molte persone chiedono : “io so che il tal dei tali ha un accesso a Internet. Ma non ho il suo indirizzo. Come faccio a scrivergli ?”  La risposta è sempre ed invariabilmente una gran delusione : “il metodo più semplice consiste nel telefonargli e chiedere l’indirizzo”.  Se si decide di far sa soli, si possono infatti incontrare diverse difficoltà. Immaginate di voler trovare il nome di Patrizia Boselli. Sapete che si collega a mclink, e quindi potreste immaginare che si tratti di patriziaboselli@mclink.it. Ma potrebbe essere anche p.boselli@mclink.it, o anche pboselli@mclink.it. In effetti la presenza o mano del  puntino  dopo l’abbreviazione è una maledetta incognita che può esserci o no, e spesso ci si inciampa anche quando si chiede l’indirizzo al telefono. Quando qualcuno vi dice : “scrivi a “pi-panseri-aol.com”, chiedete sempre : “pi col puntino o senza ?”. Potreste risparmiare e-mail che tornano indietro, nuove telefonate e così via.  Patrizia potrebbe aver scelto anche una contrazione diversa : patboselli@mclink.it, o potrebbe avere un nome ancora differente. Le possibilità sono troppe, e potrebbe farvi perdere delle serate intere senza cavarci nulla. Mentre voi vi arrovellate con tutte le contrazioni immaginabili (pa.boselli, o boselli senza il nome. ecc. ecc) Patrizia potrebbe essersi scelta un  bel nomignolo, o un alias, del tutto diverso...  Si potrebbe tentare anche con dei “motori di ricerca” dedicati. Provate a collegarvi con www.bigfoot.com. Potete ora provare a cercare un indirizzo partendo dal nome vero di una persona. Ad esempio, potete vedere che Cristiano delli Zotti  in rete come Ramirez@alphetra.com. Ma anche qui le cose non sono così semplici. Proviamo a cercare “Fratti” : tre o quattro nomi, ed eccolo lì ! Proviamo invece a cercare Martinelli : ne escono una quantità esagerata.  Possiamo provare anche con il sempreverde Altavista.  (www.altavista.com) Proviamo ora ad impostare Martinelli. Ahinoi : anche qui una valanga di Martinelli, mamma mia quanti ce ne sono. Alla fine io sono riuscito a  trovare proprio il Martinelli che volevo, e perfino la sua foto: ma l’indirizzo e-mail no, quello non  sono proprio riuscito a trovarlo !  Spero di avervi fornito ugualmente dei suggerimenti per le vostre ricerche : potete provare con le varie combinazioni, ma è meglio provare con un motore di ricerca (generico o dedicato), ed è meglio ancora  ... fare un colpo di telefono all’interessato per farvi dare l’indirizzo  a voce!

Un accenno alla sicurezza.   Immagino che molte e-mail contengano convenevoli o cose di scarso rilievo, ma vi possono essere delle e-mail il cui contenuto deve restare molto riservato. Infatti un conto è se si  scrive una e-mail a una lista di discussione sulla politica ambientale del Governo Prodi, un altro conto è se una azienda comunica a un suo manager in Giappone una scelta strategica da mettere in atto nei confronti di un concorrente.   Più semplicemente, una e-mail potrebbe contenere  una confidenza, o (più prosaicamente) il numero di una carta di credito.   Si apre il problema delle riservatezza della posta elettronica, un tema scottante tutt’altro che risolto. Per accennare ai metodi che si possono impiegare per evitare che qualcuno ficchi il naso in e-mail private, vi sono diversi metodi. La loro analisi comunque comporterebbe ben più di un articolo a sé stante. Qui basterà ricordare che vi sono dei sistemi di crittografia ampiamente diffusi che fanno uso di una chiave per la codifica da usare da parte di chi si mette in contatto (la chiave pubblica, in quanto destinata a chiunque vuol accedere) e una chiave segreta, nota solo a chi riceve l’e-mail. Qualcuno mette in calce alla propria firma (nelle e-mail) anche la “chiave pubblica” per il proprio sistema di sicurezza, in modo che  chi dovesse confidargli qualche gran segreto, possa farlo con la dovuta sicurezza ! Su questo tema è in preparazione un apposito articolo.

il "check-mail "   Molti principianti pensano di dover leggere e rispondere alla corrispondenza mentre sono collegati. In realtà il sistema più efficiente (e che fa risparmiare un sacco di soldi) consiste nella lettura e scrittura “off-line”. Immaginate che vi siano due “caselle postali”, una sul server a cui vi collegate, l’altra sul vostro computer. Sul server arrivano le lettere, e restano lì in attesa che “andiate a prendervele”.   Sul vostro computer intanto voi potete  leggere le lettere che vi sono arrivate in precedenza, potete replicare, scrivere lettere nuove... Quando avete un po’ di materiale da spedire (ed avete meditato a sufficienza sulla utilità di spedirlo) potete collegarvi ad Internet e compiere un’azione caratteristica. Il “Check-mail”. Attivando l’apposita voce nei menu del programma, ecco che quest’ultimo entra nel server a cui vi collegate (mail server) controlal se avete posta. Se ce n’è, provvede a scaricare i messaggi nel vostro computer. Poi chiude il collegamento con il mail-server, si collega con il POP. Qui carica la posta che voi avete scritto prima di collegarvi, e chiude il collegamento con la vostra casella postale. Ora potete scollegarvi da Internet, e sbrigare la corrispondenza appena arrivata. Nel frattempo, la posta caricata sul POP viaggia verso la sua destinazione....   L’operazione “check-mail” è un po’ strana per i principianti, perché non assomiglia a quanto accade per la posta ordinaria, dove il postino vi porta a casa le lettere in arrivo ;  mentre quelle in partenza, se volete spedirle, dovete uscire di casa e recarvi alla buca.  La posta Internet assomiglia  invece alla situazione di coloro che hanno una casella postale : quando lo decidono, vanno all’ufficio postale. Qui  imbucano le lettere scritte in precedenza e ritirano quelle nuove.   Con la posta Internet, sia il ricevimento della nuova posta sia l’invio della corrispondenza pronta a partire possono dunque essere fatti in un sol colpo,  attivando una sola voce: e -più precisamente- quella che  corrisponde alla magica espressione “check-mail”.

 
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